Любой работающий человек с нетерпением ждет лета и отпуска, но есть у периода отпусков и минус – замещение отдыхающего коллеги и удвоившийся объем работы могут приносить немало стресса.
Как облегчить положение работников и спланировать период отпусков таким образом, чтобы фирма продолжила работать как часы, рассказала руководитель отдела продаж ERGO Хелен Сутть.
«В организации замещения на время отпусков важны четыре аспекта. Важно сохранить качество обслуживания в компании на соответствующем ожиданиям клиентов уровне, сохранить стабильность рабочих процессов, принять в расчет следующие из коммерческих процессов организации неожиданные вызовы и на каждом этапе помнить о потребностях работников (в т. ч. руководящего звена).
От предприятий наподобие ERGO, сотрудники которого продолжают по большей части работать из дома, организация периода отпусков предполагает еще большее доверие в отношении сотрудников, а также умение мотивировать и вдохновлять их даже дистанционно», – рассказала руководитель отдела продаж EGRO.
Опираясь на успешный опыт ERGO, Хелен Сутть ответила на распространенные вопросы о том, как эффективно спланировать период отпусков без лишнего стресса.
Кто кого должен заменять?
Наиболее эффективное и распространенное решение – заменяющие друг друга работники со схожими компетенциями и рабочими задачами. Однако если говорить о мотивации, то прекрасных результатов можно достичь, дав работнику возможность получить новый опыт, замещая коллегу, выполняющего несколько другие задачи.
Например, в ERGO есть команды, где руководителя на время отпуска замещает – во всех или специфических рабочих задачах – кто-то из членов команды. В отличие от более распространенного подхода, когда руководителя замещает другой руководитель такого же уровня, такой вариант хорош тем, что члены команды могут обладать необходимыми специфическими знаниями и навыками, поэтому такая организация работы наиболее целесообразна с точки зрения эффективности. Кроме того, она прекрасно сказывается на мотивации замещающего работника.
В поддержку согласования отпусков работает и инфотехнологическое решение, предполагающее получение согласия заместителя перед утверждением отпуска.
Когда подходящее время для планирования отпусков?
Как правило, список отпусков определяется в течение первых месяцев года. С одной стороны это является обязанностью работодателя, а с другой – позволяет работнику планировать свое время и рабочие задачи в долгосрочной перспективе. Дела в таком случае можно организовать таким образом, чтобы на плечи заместителя не легла непосильная нагрузка, а по возвращении из отпуска работник не утонул в работе.
В то же время предприятию следует сохранять гибкость при рассмотрении пожеланий об отпуске, возникающих по ходу дела.
Для организаций, где ценят сотрудников (в т. ч. с детьми), свойственно при планировании отпусков разделять ответственность в команде, считаться друг с другом и находить решения, которые устраивают как отпускника, так и его заместителя. Наша практика показывает, что, если отпуска спланированы с учетом пожеланий работников и в команде, где цели и связанная с ними ответственность ясны, при необходимости можно быть гибким и вносить в расписание отпусков изменения.
Как эффективно организовать работу в период отпусков?
При организации периода отпусков важно учитывать стабильность всех важных рабочих процессов. Однако всегда важно иметь запасной план, ведь от непредвиденных ситуаций никто не застрахован.
Это не всегда возможно, но следует стремиться к тому, чтобы нагрузка замещающего сотрудника не возрастала, а работа была выполнима без сверхурочных. В большинстве случаев работу возможно спланировать таким образом, чтобы на отрезок работы сотрудника, находящегося в отпуске, выпадало меньше задач, чтобы на заместителя не легла непомерная нагрузка.
Масштабные проекты также возможно спланировать с учетом отпусков участников проекта, чтобы при нехватке рабочих рук не пришлось выполнять задачи, требующие большого ресурса.
Если в организации есть позиции, где исходя из объема работы во время отпусков потребуется дополнительный ресурс, целесообразным было бы нанять дополнительных временных работников. ERGO, например, удалось найти прекрасных потенциальных коллег на ярмарке карьеры – ее целевой аудиторией является молодежь, которая предпочитает получать практический опыт работы именно в летний период и готова замещать людей, уходящих в отпуск.
Может ли руководитель действительно отдохнуть?
Возможность отдыха руководителя во многом завязана на то, насколько хорошо организована его собственная работа и работа отделов, которыми он руководит, как в принципе регулируются в организации действия в непредвиденных ситуациях и какими практиками организация руководствуется при разрешении таких ситуаций. Организация должна работать таким образом, чтобы любое важное дело можно было делегировать и отсутствие ни одного работника не ставило крест на рабочих процессах.
Исходя из своего положения руководитель может ощущать ответственность и во время отпуска, однако и ему нужно время, чтобы полностью абстрагироваться от работы. Будет ли отдых на самом деле эффективным, во многом зависит уже от самого человека. Важно понимать, что все задачи начальника не обязательно должен выполнять один человек – их можно распределить на команду в соответствии с компетенциями ее членов.
.
