Марет Пайо и Маарья Касевяли – предприимчивые молодые женщины, которые уже много лет работают из домашних офисов. Они делятся советами, как эффективно справляться с работой в домашнем офисе.
Марет Пайо (36) и Маарья Касевяли (32) обучают людей как из своей, так и из других команд, помогая им стать более эффективными руководителями. Во время учебы в университете обе женщины ездили в рамках летней программы Southwestern в США продавать образовательные книги. Чтобы достичь успеха в рамках этой программы, необходимо преодолеть трудности, с которыми, несомненно, знакомы многие ученики и работники, вынужденные в последнее время работать в домашних условиях. В домашнем офисе необходимо быть способным работать в одиночестве или в присутствии других людей, как в хорошую, так и в плохую погоду, при хорошем или плохом настроении, а также, в зависимости от ситуации, как за кухонным столом, так и на расположенной на террасе скамейке.
Марет стала одним из десяти ключевых лиц Восточно-Европейского подразделения Southwestern. Ее задачей является обучение и инструктирование молодых людей, которые участвует в программе уже много лет, чтобы они в свою очередь также могли стать руководителями команд для новых участников. Всего в команде Марет работают около 70 человек. Она решила работать из домашнего офиса почти четыре года назад после рождения первого ребенка.
Маарья работает тренером по управлению и продажам в компании Southwestern Consulting, где, в зависимости от конкретного периода, она занимается 20-30 клиентами, проводя с ними тренинги посредством индивидуальных бесед. По словам Маарьи, персональные курсы обучения всегда проводились через Интернет, однако сейчас, в связи с эпидемией коронавируса, приводящиеся время от времени групповые курсы обучения также перешли в онлайн.
Четкое начало, обеденный перерыв и окончание
По словам Марьи, самым большим вызовом в случае домашнего офиса является постоянное нахождение на работе, в том числе, неспособность вовремя закончить или приостановить рабочий день. «Люди, которых дома никто не отвлекает, склонны работать больше необходимого, и, так как в таком случае человек может работать сутками, то возникает серьезная опасность выгорания, – говорит Маарья, советуя установить конкретное время начала и окончания рабочего дня, а также обеденного перерыва. – Для соблюдения графика можно договориться, например, с каким-нибудь знакомым о совместной полуденной прогулке за покупками. Другие люди помогут соблюдать последовательность и делать все как надо. И уж точно не стоит планировать день так, что, сев за работу утром, я встану только вечером. Такой режим работы никогда не позволит достичь высокой эффективности».
Кроме того, полезно научить людей понимать и устанавливать собственные границы. «Нередко мы сами виноваты в том, что, отвечая на звонки и сообщения в любое время суток, мы способствуем формированию ожидания быстрого ответа. Мои контакты не ожидают, что по утрам, по вечерам или в выходные я отреагирую немедленно. Я очень дорожу своим свободным временем. Вместо проведения встречи я нередко прошу отправить мне тему и вопрос, после чего я отвечаю голосовым сообщением в удобное для себя время», – рассказала Марет.
По возможности для работы дома должна быть предусмотрена отдельная комната, компьютер из которой никогда не выносится, и в которую человек даже и не думает заходить на выходных. «Когда я начала работать в Southwestern Consulting, первые три четверти года я жила в однокомнатной квартире. Только через пару первых месяцев я осознала, что по сути я живу в офисе», – прокомментировала Маарья.
Если при необходимости Марет спокойно работает за кухонным столом, в детской комнате или даже в машине, то в отношении проведения времени перед экраном у нее есть четкая установка. «После десяти часов вечера я не смотрю на экран. Это помогает мне лучше засыпать в правильное время и просыпаться в лучшей форме. Хотя иногда мне и хочется смотреть телевизор до полуночи, в настоящий момент я просто не могу себе этого позволить, так как в качестве приоритета для себя я выбрала занятие семьей и работой. Говоря чему-то «да», ты неизбежно говоришь чему-то другому «нет».
Умышленно обеспечьте чередование
При работе в домашнем офисе стоит сохранить привычку выполнять физические действия, которые необходимы в случае похода на обычную работу. «Например, утром оденьтесь в красивую одежду, а после окончания рабочего дня переоденьтесь.
Один клиент рассказывал, что на их предприятии сформировался ритуал, согласно которому каждый работник после работы выходит на улицу, чтобы образовалось так называемое пустое пространство между работой и остальным днем», – рассказала Маарья. Лучшим способом развеяться Марет считает пробежки.
Кроме того, их семья инвестировала в спортивные принадлежности. «Утром до десяти часов или вечером после четырех мы стараемся предпринять что-нибудь всей семьей, например, прокатиться на роликовых коньках, проехаться на велосипеде или пройтись пешком, стараясь найти для этого различные интересные места».
«Когда я ждала первого ребенка, я очень боялась, что я больше не смогу заниматься многими вещами. Поэтому я составила список интересных и любимых занятий, которыми я смогу заниматься несмотря ни на что. В список вошло более 20 занятий, которые могут выполняться как дома, так и рядом с ним. Это очень помогло. Я советую составить аналогичный список каждому, кто чувствует, что ограничения его чего-либо лишили», – добавила Марет.
Так как в настоящее время Марет и ее муж работают из дома и постоянно находятся вместе, на выходных для разнообразия они с удовольствием предоставляют друг другу возможность посвятить время исключительно себе, когда, например, один из родителей уезжает в деревню, забирая с собой и детей.
Работу необходимо распределять
«Я пользуюсь календарем, в которым для каждого рабочего действия предусмотрено четкое время, и я никогда не буду им заниматься в какое-либо другое время. Максимальное время для запланированного задания у меня никогда не превышает часа или полутора часов. Именно такая продолжительность позволяет мне полностью сконцентрироваться на любом задании. Если я чувствую, что действительно устала, то я стараюсь перенести запланированные на следующий день дела, чтобы я могла отдохнуть», – объяснила Маарья.
«Некоторые вещи лучше всего делать только в определенное время. Например, для встреч стоит запланировать определенный ритм на продолжительный период, чтобы жизнь была более предсказуемой».
В книге Рори Вадена «Прокрастинируйте сознательно» приведен хороший совет: запишите действия на предстоящий день, после чего попробуйте понять, что именно нужно сделать самостоятельно, а что можно делегировать и автоматизировать», – рассказала Марет.
Самым удачным приемом прошлого года Марет считает наем и обучение личного ассистента. «Мы нередко сталкиваемся с людьми, которые хотели бы учиться и получать новый опыт. Я прибегаю к помощи при выполнении тех работ, которые для меня не так интересны, или которые отнимают у меня много времени». Например, в последнее время Марет занимается обновлением инструкций по руководству работниками по продажам, при этом объемную работу, связанную, например, с размерами фонта и элементами оформления, она оставляет своему ассистенту.
Конкретный план на каждый день
«Я стараюсь провести какой-нибудь видеозвонок уже утром в половину девятого, чтобы не затягивать с началом рабочего дня. Желательно, чтобы весь рабочий день был как можно более интерактивным, и я очень часто пользуюсь возможностью оставлять видеосообщения», – поделилась Маарья своим опытом.
Одно из незыблемых правил Марет в отношении домашнего офиса касается тех трех-четырех дней в неделе, когда к ней приходит няня. Нередко она начинает такие дни с силовой или беговой тренировки, так как к концу дня работы может скопиться настолько много, что времени на тренировку уже не останется.
«Когда ко мне приходит няня, я следую четкому ритуалу: я прощаюсь с детьми, мы обнимаемся-целуемся, и для них это служит сигналом о том, что я ухожу на работу. Тогда они знают, что в течение некоторого времени меня не будет. Я стараюсь, чтобы в присутствии няни мое собственное присутствие оставалось максимально на заднем плане, так как в противном случае дети постоянно будут ко мне бегать», – рассказала Марет. Условием для этого является предоставление няне подробной предварительной информации о питании и одежде детей, а также о необходимых действиях, выполняемых во время их сна. «Тщательная подготовка няни позволяет мне, находясь во время ее посещения дома, браться за сложные задания и полностью концентрироваться на работе».
На те дни, когда Марет должна оставаться с детьми одна, она старается планировать в первую очередь выполнение более простых и непродолжительных действий по работе. Одним из ее однозначно самых любимых технических средств являются беспроводные наушники, которые позволяют Марет постоянно двигаться.
«С детьми хорошо работает подход, когда я в первую очередь провожу с ними спокойное время и играю, чтобы они всем насытились. После этого я им говорю, что мне нужно немного поработать. Когда я вижу, что их терпение уже на исходе, я снова могу с ними поиграть и выполнить их пожелания. Затем я опять говорю, что мне нужно ненадолго заняться работой.
Если же какой-то день кажется вам совершенно непригодным для работы, например, не могут заснуть дети или же вам самим из-за чего-то не удалось выспаться, то Марет советует в этот раз отнестись к себе не так строго, записав лишь 1-2 вещи, сделать которые нужно обязательно. «Если добраться до остального не удастся, то и ничего страшного», – считает она.
10 СОВЕТОВ ДЛЯ РАБОТЫ В ДОМАШНЕМ ОФИСЕ
-
Продолжайте выполнять как можно больше действий, необходимых в случае обычного похода на работу: переодевание, установление конкретного времени начала работы, обеденного перерыва и окончания рабочего дня.
-
Запишите задания в порядке важности, указав четкое время для каждого из них.
-
Запланируйте более сложные и требующие большего времени задачи на день, когда для их выполнения будут обеспечены более подходящие условия.
-
Встречайтесь и проводите видеозвонки с теми людьми, которые помогут вам последовательно выполнять необходимые дела.
-
Установите границы для своей доступности, и сообщите о них и другим.
-
При работе в присутствии детей, сначала выполните их желания, и только после этого приступайте к работе. Не наоборот.
-
Каждый день 30 минут двигайтесь на свежем воздухе.
-
Составьте список вещей, заниматься которыми во внерабочее время можно даже несмотря на ограничения, и поочередно занимайтесь ими.
-
Наладьте дисциплину в отношении времени для сна и времени, проводимого у экрана.
-
По возможности выполняйте как можно больше работы в одном определенном месте, а для внерабочей жизни выделите все остальные помещения. Не берите компьютер в комнаты, предназначенные для внерабочей жизни, например, в спальню.
Помните, что прежде всего, необходимо четко разделять рабочую и семейную жизнь, при любом настроении, в присутствии ребенка и при любой ситуации.
.
